Samenwerken is in veel banen en veel teams van essentieel belang voor goede resultaten. Voor het bedrijf, maar ook voor je persoonlijke ontwikkeling. Van je collega’s kun je leren, ze brengen je op ideeën en geven je feedback die jij weer kunt gebruiken om jezelf te verbeteren. En natuurlijk voorzie jij jouw collega’s hier andersom ook in. Daarnaast vinden veel mensen het fijn om ook gewoon eens ‘een praatje’ te maken en ook op persoonlijk vlak meer te weten te komen van collega’s. Door een goede band te scheppen wordt samenwerken veel makkelijker én leuker.
Hybride samenwerken
Maar hoe werk je nu goed samen als een aantal collega’s thuis zitten, anderen vanaf kantoor werken en weer anderen misschien wel vanaf een zonnige bestemming remote aan het werk zijn? Hybride samenwerken is niet makkelijk, maar zeker wel te doen! We hebben een aantal handige tips voor je.
Tools
Effectief hybride samenwerken valt of staat met het gebruik van de juiste tools. We sommen wat belangrijke voor je op:
- Een goede en stabiele internetverbinding klinkt misschien niet meer dan logisch, maar we ervaren allemaal nog wel eens een haperende collega die het gesprek niet kan volgen, of juist niet te verstaan is. Dat is echt funest voor een goede samenwerking, en kost daarnaast ook onnodig tijd. Check je internetverbinding dus en is deze niet goed (genoeg)? Check dan bij je werkgever of je iets kunt afspreken over de kosten voor het verhogen van je abonnement.
- Ook op kantoor zijn de juiste tools belangrijk. Zo raden wij het zeker aan om een (aantal) Jabra speaker(s) aan te schaffen. Een Jabra speaker zorgt ervoor dat collega’s thuis het gesprek op kantoor kunnen volgen. Het geluid volgen via een normale laptop of een telefoon op luidspreker werkt vaak niet goed genoeg. Is er nog niet zo’n speaker op je werk? Raad deze dan zeker eens aan bij je werkgever.
- Positioneer de laptop met camera of losse camera ook goed, zodat collega’s thuis alle collega’s op kantoor ook in beeld zien en andersom.
Blijf ook persoonlijk in contact tijdens hybride (samen)werken
Je verliest elkaar al snel uit het oog. Je directe collega’s spreek je waarschijnlijk regelmatig over de werkzaamheden, maar weet je ook hoe hun weekend was? En hoe het verder met ze gaat? En ben je ook op de hoogte van je andere (niet directe) collega’s? Bel af en toe eens iemand op, stuur een berichtje of plan een bijpraatmomentje in. Het lijkt misschien verspilde tijd in je toch-al-zo-drukke agenda, maar het komt de samenwerking écht ten goede en is dus heel belangrijk.
Durf nee te zeggen tegen meetings
Te pas en te onpas worden er vergaderingen in je agenda ingeschoten. Er wordt verwacht dat je bij elke vergadering stipt op tijd bent. Door het hybride werken lopen we elkaar vaker mis en schieten we allerlei vergaderingen in om toch de vragen te kunnen stellen die we willen. Durf ook nee te zeggen! Wanneer je in het gedrang komt met je werkzaamheden doordat je alleen maar overlegt, gaat er iets niet goed. Probeer daarnaast te kijken naar efficiëntere manieren van samenwerken. Spaar je issues op, stel een korte vraag via een communicatiekanaal zoals Slack en neem een uitleg voor een collega handig op in Loom, zodat hij of zij de uitleg kan bekijken wanneer het uitkomt.
Focus ook belangrijk tijdens hybride werken
Doordat je niet ziet wanneer iemand hard aan het werk is, of wel even gestoord kan worden voor een vraag kun je veel lastiger inschatten of je iemand gelegen belt of mailt. Probeer daarin duidelijkheid te brengen voor jezelf en je collega’s. Deel je agenda in en vergeet daarbij niet om focusblokken voor geconcentreerd werk in te plannen. Zorg dat je collega’s toegang hebben tot jouw agenda zodat zij ook kunnen zien wanneer jij niet gestoord wil worden. Zet je Slack-, Teams-, mail- en telefoonmeldingen ook gerust eens uit. Rustig kunnen werken is heel belangrijk.
Vraag om feedback
Naast het maken van een leuk praatje, schiet ook het geven en ontvangen van feedback er sneller bij in. En feedback is juist ontzettend belangrijk om de samenwerking én persoonlijke groei te bevorderen. Wees dus ook niet bang om om feedback te vragen en eens te checken waar jouw aandachtspunten liggen. Vergeet ook niet je collega’s te voorzien van feedback, en ook héél belangrijk: van een welgemeend compliment. Wil je meer lezen over het belang van complimenten en waardering? Lees dan onze blog daarover.
Tips van onze collega’s
In onze organisatie werken wij ook hybride en zijn we hier inmiddels best wel ervaren in. Dat durven we gerust te zeggen! We delen dus graag de tips van onze business owner Maarten, maar ook van onze collega’s Robin en Maaike die werkzaam zijn bij Loket.nl, het ”zusje” van Clever.
Wij vroegen ze allereerst: Wat is jouw ultieme tip voor fijn en goed samenwerken op afstand?
Maarten: ”Afspreken met elkaar dat je altijd de camera aan doet in een videocall en afspraken van 25 minuten of 50 minuten inplannen in plaats van een heel of half uur. Heb je tussendoor nog tijd voor koffie en blijf je scherp :). ”
Robin: ”Weet van elkaar wanneer iemand bereikbaar is en wanneer je de ander kan bellen als je vragen hebt. Dit helpt en bevordert de samenwerking.”
Maaike: ”Zorg dat de gezamenlijke agenda met je directe collega’s goed ingevuld is, zo kun je snel checken of je die ene collega kunt bereiken of dat ze in een meeting zit en je je vraag beter aan een andere collega kan stellen. Ook vinden wij het op de helpdesk handig om een hulplijn open te hebben staan. Zo kunnen we elkaar binnen het team de hele dag bereiken doordat we in een Teams-meeting zitten en kunnen we bij vragen snel schakelen.”
Vervolgens vroegen we onze collega’s: Wat kan voor jou echt niet ontbreken in een dag thuiswerken?
Robin: ”Humor is voor mij essentieel in de dag. Je merkt dat het vaak zakelijk is en minder persoonlijk. Door een grapje te maken tussendoor wordt het gesprek ook weer wat luchtiger. Daarnaast kan voor mij een wandeling in een thuiswerkdag niet ontbreken. Even de beentjes strekken en je hoofd leegmaken!”
Maaike: ”De radio helpt mij door de dag heen, een gezellig achtergrondgeluidje is fijn! Ook vind ik het heel fijn dat ik zelf mijn tijd kan indelen en dus soms tijdens de lunchpauze pas onder de douche stap (ssst ;)).”
Maarten: ”Muziek (het is al zo stil!) en een wandeling naar de bakker voor een verse croissant.”
Jouw tip ook in dit artikel?
Wij hebben inmiddels ook zin in een wandeling én honger gekregen dus wij weten wat we gaan doen! Welke tip ga jij toepassen? Of heb jij een tip die echt niet kan missen in deze blog? Mail ons op support@clever.nl, dan gaan zorgen wij dat je tip ook in dit artikel verschijnt!
